Dans les entreprises actuellement, plus de 90 % des documents sont sous forme électronique. L’information électronique est enregistrée sur divers types de supports de données tels qu’un réseau longue portée, un appareil BlackBerry ou un iPod. En plus de cette importante quantité de données générées par les organisations, on estime que, chaque jour, trois milliards de courriels circulent à l’échelle de la planète.
La gestion de cette masse d’information constitue un véritable défi pour les organisations. En situation de crise, ce défi redouble d’intensité, notamment dans le cas d’un litige ou lorsqu’une autorité de réglementation, comme les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM), demande de consulter des documents électroniques.
Quelle est la source de cette situation?
Les documents électroniques sont très mobiles. On peut facilement les envoyer à un grand nombre de destinataires et les enregistrer en multiples versions et dans une multitude d’endroits. Il est alors difficile d’en gérer la conservation et la diffusion.
Bien que le nombre de versions de documents électroniques n’ait pas une véritable incidence sur les activités quotidiennes d’une organisation, la recherche, l’identification, l’extraction et la revue de ces documents sont des tâches écrasantes lorsque les autorités de réglementation exigent la présentation d’informations complètes.
Au défi de la gestion des documents électroniques s’ajoute l’obligation de posséder les compétences et la capacité de traiter les documents sans modifier leurs métadonnées (c.-à-d. la date de création, de modification ou de dernière consultation), ce qui autrement pourrait avoir une incidence sur la recevabilité des documents dans une poursuite judiciaire.
Que doivent faire les organisations?
Les organisations doivent adopter une politique de conservation des documents (qui détermine, par exemple, les documents à conserver ainsi que la durée et l’endroit de leur conservation). Cette politique devrait aussi indiquer les procédures de destruction des documents. Les entreprises doivent s’assurer que cette politique est observée.
Les entreprises doivent également établir un protocole de réponse aux demandes de consultation de documents électroniques. Le protocole doit définir comment identifier des sources possibles de renseignements pertinents et comment conserver ceux-ci. Il doit également traiter des méthodes d’extraction de données, d’identification et de revue des documents pertinents.
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